您现在所在的位置:首页 > 钨都文苑 > 理论研究 > 正文
理论研究

律师业务档案应规范

时间:2015/09/29 14:40:24  来源:赣州胡敦麟律师网  浏览次数:3454

   律师业务档案应规范---胡敦麟

 律师业务档案是律师进行业务活动的真实记录,反映律师维护国家法律的正确实施,维护委托人合法权益的情况,体现律师的基本职能和社会作用,是记载律师所办案件质量的一面镜子,对于衡量律师的素质及工作的得失,无疑起着极其重要的作用。然而,笔者发现,律师业务档案不规范的现象相当严重,主要表现在以下几个方面: 

   (一)应当立卷归档的文书材料短缺,不应当立卷归档的文书材料却未剔除 
    律师业务档案中,有些文书材料必须具备才能够反映案件基本事实,基本情况的如刑事案件中的起诉书副本,会见被告人笔录,庭审笔录,辩护词,刑事判决书副本;民事、经济案件中的民事诉状,书斑点,调查笔录,代理词,民事判决书副本以及律师参加诉讼活动时必须的法律文件,如出庭通知书等。这些应当归档的文书材料如果短缺,就无法真实地反映律师进行了哪些方面的工作和律师在该案中起的作用。笔者发现有的律师业务档案中短缺最严重的是庭审笔录,代理词和辩护词。这几项材料的短缺占不规范业务档案的三分之二左右。 
    不应当归档却归了档的文书材料有:委托律师办理法律事务前有关询问如何办理委托手续的信件、电文、电话记录、谈话记录以及复函等;没有参考价值的信封;其他律师事务所委托代查的有关证明材料的草稿;未经签发或历次修改的代理词、辩护词的草稿等。 
   (二)排列顺序随心所欲 
    律师业务档案应按照案卷封面,卷内目录,案卷材料 ,备考表,卷底的顺序排列。案卷内的档案材料应按照诉讼程序的客观进程或时间的先后顺序排列。检查中,笔者发现,档案卷宗内材料的排列顺序随意性较大。既未按诉讼程序的客观进程排列,也未按时间的先后顺序排列,书证中夹调查笔录,调查笔录中夹代理词,极不规范和整洁。 
   (三)办案小结敷衍了事 
    办案小结是承办律师对所办案件的高度概括,也是促使律师自我总结提高的一种行之有效的方法和手段。然而笔者发现,所有案件的办案小结都是千篇一律,毫无特色可言,似乎百十个案件尤如一个案件一般。有一个案件,承办律师历经艰辛为当事人避免经济损失百万余元,在办案小结中本可大写特写如何运用法律的规定力挽狂澜,最大限度地保护了委托人的合法权益。然而,承办律师在办案小结中却只写了一句话:“本案经过努力,为当事人避免经济损失100万元,得到了当事人的好评。”如此寥寥数语的办案小结,显然是在敷衍了事。 
   (四)文书材料没有编号及未标明保管期限 
    律师业务档案一律使用阿拉伯数字编号,两面有字的要两面编页号,页号位置正面在右上角,背面在左上角。保管的期限则分为永久、长期、短期三种。需要长远查考、利用的业务档案,列为永久保管;需要在长时期内查考、利用,作为证据使用的业务档案,列为长期保管,期限为20年至60年;只在一般时期内需要查考、利用的,列为短期保管,期限为5年至15年。检查中发现,有些案件没有编号,而几乎百分之百的案件,无论是重大、疑难、复杂的案件,抑或是一般案件,都未标明保管期限而一同摆放。 
    造成律师业务档案不规范的原因主查: 
   (一)律师疲于办案创收,而忽视对律师业务档案规范性的重视。在市场经济条件下,法律服务竞争日趋激烈,律师把主要精力都放在争揽案件和承办案件上,加之许多律师事务所对业务档案的归档未形成一整套规章管理制度,承办律师往往不屑于整理和归纳业务档案,这是造成律师业务档案不规范的主要原因。 
   (二)司法行政机关和业务主管部门检查力度不够。近几年,各级司法行政机关都把经济效益作为衡量律师事务所实力的标准。虽然在创建文明律师事务所和设立文明窗口的竞争中,社会效益也是考虑的要件之一,但律师业务档案的检查仍处于被遗忘的角落,前几年坚持执行的每年度一次律师业务档案检查基本上被废止或未执行,在某种程度上导致了律师对档案规范的不屑和懒惰及律师事务所对业务档案的不重视。 
   (三)律师事务所的主管领导对律师业务档案管理的认识程度不够。司法部和国家档案局早于1991年就制定了《律师业务档案立卷归档办法》,但很多律师事务所主任对此视而不见,更谈不上组织学习和贯彻落实。主任对档案管理的麻木不仁,无形之中影响了律师对档案的重视程度。 
    律师业务档案的不规范存在诸多的弊端,表现在: 
    (一)不利于律师业务素质的提高。律师在办案中所遇到的法律适用,法律争议及法院所采纳的情况是否符合国家法律的规定,都靠律师的业务档案体现。律师忽视业务档案的规范性,不可避免造成律师办结案件后懒于整理,更谈不上上升到理论,对律师业务素质的提高有百害而无一利。 
   (二)不利于检查律师的办案质量。律师的办案质量依靠律师的业务档案予以体现。律师业务档案的不规范,就难于检查律师在办案过程中是否尽心尽职,依法维护了当事人的合法权益。 
   (三)若引发争议,律师事务所难于处理。律师在办案过程中,难于满足当事人的一切要求。若发生争议,当事人认为律师未尽心尽职,而要求退费,则律师事务所难免处于尴尬的境地。如某律师承办的非诉讼调查一案,律师根据委托人提供的线索进行了调查,但每次调查的内容都未作调查笔录。当呈人认为律师根本未进行调查,要求退费。律师事务所在检查卷宗时发现,业务档案除了委托合同和收款收据外,仅有一份调查报告结案。退费则影响律师的情绪,不退费则容易引起当事人的反感,损害律师事务所的声誉。最后权衡利弊,以退费结案。律师业务档案规范性的重要由此可见一斑。 
   (四)不利于档案的保管和检查。律师业务档案的不规范,给保管和管理档案带来了诸多的不便。内勤人员无法对档案进行分类和归纳,寻找档案相对困难。不利于律师事务所的规范化管理,也不符合司法部和国家档案局联合下发的《律师业务档案立卷归档办法》的规定。 
    针对律师业务档案不规范的原因,笔者认为,加强对律师业务档案重要性的重新认识,制定一整套规章管理制度,使之形成科学化、规范化、切实可行的管理体制是必要的。 
    从各级司法行政机关和业务主管部门来说,坚持每年度检查一次,把律师业务档案的规范性管理纳入目标管理考核和文明律师事务所评选标准,并长此以往持之以恒。各级司法行政机关和业务主管部门,应该履行起监督和管理的职责,促使律师业务档案卷宗管理符合国家的有关规定。 
    从律师事务所内部管理来说,应当重视业务档案的装订、检查及归档。并组织学习《律师业务档案立卷归档办法》,严格依照该办法对业务档案归档,并附律师事务所规定的其他材料。案件办结后指定一名副主任检查验收,对不合格的应退回重新补齐材料和装订,并将档案的规范化和律师的业务提成相桂钩,对责令不改者,扣发一定比例的提成,决不手软。如此,必能养成律师勤于归档的积极性和主动性。 
    从律师个人来说,应当强化档案管理的自觉性,做到一卷一档,及时归档,并总结提高办案的水平和技巧,由实践上升为理论。律师的业务档案必能走向科学化和规范化管理的道路。 
                                                           原载于《律师世界》 
展开